Valberedningen är klart en av de viktigaste funktionerna i en organisation. Dess innebörd har blivit mer betydelsefull med åren. Arbetet måste påbörjas omedelbart efter årsmöte/stämma.

Som erfaren ledamot/ordförande i flertalet valberedningar påstår jag att denna funktion är en av den klart viktigaste i en organisation. Detta oavsett om det rör sig om en ideell förening eller ett affärsdrivande bolag. Rollens betydelse har blivit mer betydelsefull med åren.

Valberedningen utgör en grundförutsättning i en väl fungerande organisation och att ingå är ett mycket stort förtroende. Denna är den förmedlande länken mellan styrelsen och medlemmarna/ägarna och är föreningens sammanhållande rekryteringsorgan. Huvuduppgiften är att bereda de val som skall hållas vid årsmöte/stämma, vilket också namnet utvisar. Övriga grundläggande principer är fastlagda i stadgar och mandattiden sträcker sig vanligen från det årsmöte den väljs till nästa årsmöte.

Med utgångspunkt från ovanstående skulle det lätt kunna tolkas som att valberedningsarbetet i huvudsak sker i samband med stämma/årsmöte, och att arbetet däremellan är inaktivt. Enligt min uppfattning är det precis detta som är den springande punkten och det som avgör kvaliteten på valberedningens arbete. En valberedning måste, enligt min mening, vara effektiv och arbeta under hela mandatperioden och komma igång omedelbart efter genomförd stämma/årsmöte. Givetvis skiljer sig åtagandet åt, beroende på organisationens storlek, inriktning och annat, men mitt huvudbudskap är att arbetet skall pågå under hela mandatperioden.

Praktiskt innebär detta att omedelbart efter en årsstämma påbörja arbetet genom att noggrant analysera och återkoppla kring det arbete som utförts inför stämman. Vad var bra? Vad var mindre bra? Hur blev det? En tid- och handlingsplan bör också upprättas inför hela mandatperioden med kontinuerliga möten med specifika syften enligt framarbetad årscykel.

Ett av de viktigaste inslagen i det löpande arbetet är den tvåvägskommunikation man skall ha med den aktuella styrelsen och dess enskilda ledamöter. Detta bör bl.a. ske genom närvaro på något eller några styrelsesammanträden och genom att ta del av protokoll och handlingar. Detta, framför allt, för att se hur styrelsen samarbetar och fungerar som grupp och hur enskilda ledamöter arbetar och tillför av sina respektive kompetenser. Viktigt att notera att valberedningen inte har någon rätt att närvara vid styrelsens sammanträden, utan ett särskilt godkännande måste ges av styrelsen.

En annan viktig framgångsfaktor är att föra enskilda samtal/dialog med styrelsens ledamöter, som ett komplement till dem som förs i grupp. Precis som i valberedningens övriga arbete, skall fullständig sekretess råda kring dessa samtal. Målet med samtalen är att klargöra den enskilda ledamotens roll i gruppen, intresse för styrelsearbetet i allmänhet samt intresse för ett fortsatt arbete. Speciellt är det sistnämnda viktigt i samband med att ledamotens mandatperiod tar slut och inför stämma.

Ser jag för ett ögonblick till styrelsens roll och ansvar för att klargöra betydelsen av denna, är en av styrelsens viktigaste uppgifter att lägga fast den långsiktiga inriktningen för organisationen. För att detta skall kunna göras på bästa möjliga sätt krävs rätt sammansättning av människor, både vad gäller insikt i organisationens värdegrunder men även dess strategiska förmåga och också spetskompetenser inom relevanta områden. En mix som valberedningen måste beakta när ledamöter skall tillsättas. Detta är avgörande för en organisations långsiktiga bärkraft. Till detta skall man också addera perspektiven jämställdhet och mångfald, som självklara delar i ovanstående mix. Dessutom ställs det krav på att ständigt hålla sig uppdaterad av vad som händer i omvärlden, d.v.s. kontinuerlig omvärldsbevakning.

Valberedningens arbete handlar alltså om att skapa förutsättningar för ett lyckat styrelsearbete genom att tillse att rätt personer och kompetenser finns att tillgå i styrelsens sammansättning. Det är viktigt att påpeka att detta inte enbart handlar om att föreslå nya kandidater utan också om att arbeta för att avveckla ledamöter som av olika anledningar inte fungerar på ett tillfredsställande sätt. Detta är kanske ett av de svåraste momenten för en valberedning, men kanske det viktigaste. Valberedningen måste också ha en beredskap för att olika senarier kan uppstå exempelvis att styrelsen eller enskilda kan ställa sina platser till förfogande.

Med ovanstående hoppas jag, att jag lyckats få fram valberedningens betydelse för en organisations framtid och välstånd. Genom ett grundläggande arbete under hela mandatperioden kan man skapa rätt förutsättningar för ett lyckat styrelsearbete vilket ökar möjligheten för en organisation att nå framgång.

Solveig Sundequist

Ordförande

Arbetsgivaralliansens valberedning